Tipe-Tipe Pesan Information

Pesan Informatif

Pesan Informatif berisikan data yang merupakan dasar dalam berbinis. Misalnya sebuah laporan persediaan pasar. Dalam menyampaikan pesan harus secara lengkap dan benar. Agar pesan tersebut dapat dipahami oleh penerima pesan, serta tidak terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman antara pemberi dengan penerima pesan. Selain itu, juga dapat mengurangi ketidakpastian sebuah informasi.

Adanya pertukaran pesan dalam hubungan komunikasi ke atas, ke bawah, dan mendatar . Pesan dari atas ke bawah contohnya yaitu pimpinan memberikan intruksi, mengumumkan garis besar skala umum aktifitas organisasi, menjadwalkan jam kerja, lapoaran pemeriksaan rekening, hasil anggaran belanja, dan lain-lain. Pesan dari bawah ke atas contohnya yaitu memberikan laporan perkembangan, permintaan anggaran belanja, kualitas laporan, saran-saran, dan kritikan kepada pimpinan. Pesan mendatar yaitu antara anggota staf dengan anggota staf lainnya. Berlangsung tidak formal.

Pesan Informatif dari lingkungan sangat penting. Karena lingkungan merupakan sumber informasi. Tidak hanya bertukar informasi dengan orang-orang di dalam satu organisasi, tetapi juga memberi dan mengumpulkan informasi dari luar. Kualitas pesan dari luar akan mempunyai efek yang serius dalam operasional organisasi.

Sebuah organisasi harus memberi pesan yang benar, tepat pada waktunya, dan lengkap tentang organisasinya kepada lingkungan atau khalayak, dalam rangka pengembangan organisasinya. Selain itu juga harus memberi informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya yaitu pemerintah. Sehingga pemerintah tahu bahwa organisasi tersebut berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pesan Bentuk-Perintah

Rangkaian tindakan merupakan tuntutan atau permintaan. Hasilnya merupakan apa yang diminta untuk dilakukan. Sedangkan gerakan atau perpindahan merupakan arahan. Begitu banyak dimuat dalam sebuah organisasi adalah memberi perintah dan merespon perintah. Mungkin pula kebanyakan orangtua membesarkan anaknya dengan perintah-perintah. Dalam pembahasan selanjutnya tentang pemimpin, kegunaan kekuasaan berhubungan dengan perintah-memerintah.

Sebuah peringatan: meskipun tersembunyi dalam bahasa pertanyaan yang halus atau dalam sebuah konsiliasi sekalipun, bentuk-perintah itu masih terkandung di dalamnya. Sebagai contoh ”Bagaimana anda bisa mengangkat sampah-sampah itu dari mesin?” akan ditafsirkan oleh orang yang berpikiran secara harfiah sebagai pertanyaan murni. Namun maksud sebenarnya adalah ”Tolong angkat sampah-sampah ini”.

Surat tagihan dari agen penagih adalah salah satu contohnya. Setelah terlambat beberapa bulan membayar pelunasan mobil, seorang pembeli mobil baru mendapat surat dari agen penagih yang berisi ”Mr. Jones yang terhormat, apakah yang akan tetangga anda pikirkan jika kami datang dan mengambil kembali mobil anda dikarenakan anda tidak melaksanakan kewajiban anda untuk melunasinya?”. contoh lainnya adalah orangtua yang berkata pada anaknya, ”kamu tidak akan memasukan kotoran itu ke dalam mulutmu kan?” yang sebenarnya berarti ”Jangan masukan kotoran itu ke dalam mulut.”

Sebuah perintah biasanya berjalan dari tingkat atasan kepada bawahan. Sangat sedikit bawahan yang memberi permintaan kepada atasannya kecuali dalam konfrontasi atau dalam negoisasi keras. Pemerintah meminta organisasi untuk mematuhi instruksi, tapi rakyat biasa hampir tidak bisa meminta hal yang sama. Tidak dimanapun juga dalam pertukaran informasi, hubungan kewewenangannya lebih jelas dibangun daripada dalam pesan perintah. Untuk membuat sebuah perintah dijalankan dengan lebih efektif, semua partisipan harus melihat wewenangnya dengan pandangan yang sama. Tanpa pengertian tentang siapa yang bisa memberi perintah, maka tidak akan ada niatan untuk menjalankannya. Kecuali sang penerima perintah melihat bahwa sang pemberi perintah adalah sah.

Kesetiaan dan Distorsi dari Sebuah Pesan

Buku ini memusatkan perhatian pada efek yang dicapai oleh komunikasi. Jika "efek" berarti memiliki pesan (1) mendengar dan mengerti (2) percaya, dan (3) bertindak, maka harus berhati-hati bahwa isi pesan dapat dipercaya dan ditransaksikan. Dalam bab-bab sebelumnya kita menulis tentang kesulitan dalam mencapai komunikasi yang dibuat berulang-ulang dari sumber ke penerima. Bahkan ketika orang berusaha untuk berkomunikasi secara efektif, ada faktor kebisingan, makna, dan ambiguitas yang menghalangi. faktor apa saja yang bekerja untuk mengubah pesan (pada pesan mengorbankan kesetiaan) dan untuk mencegah distorsi (kapan distorsi pesan bebas diperlukan?).

Masuk akal bahwa semakin banyak poin filter pesan yang dilalui, semakin banyak kesempatan yang ada bagi distorsi. Pesan kesetiaan, oleh karena itu, sebagian merupakan fungsi dari struktur organisasi yang tinggi atau rendah, dengan rentang yang lebih luas untuk komunikasi. Fayol's "gangplank" atau jembatan dalam sistem tinggi digambarkan sebagai upaya untuk mengubah struktur pesan untuk langsung mendapatkan lebih banyak ldan, karenanya, konten komunikasi yang lebih setia.

Selain jumlah tempat atau pesan tingkat yang harus dilewati, keterbatasan waktu juga terlibat. Tiap tingkat isi pesan dapat menjadi terdistorsi karena kurangnya pemahaman, Buruk penanganan, atau masalah kualitas. Juga, singkatan dari pesan mempunyai efek yang kuat pada kesetiaan mereka. Menyingkat biasanya terjadi karena orang-orang tidak ingin menghabiskan banyak waktu untuk berbagi informasi.

Faktor "beban" juga mempengaruhi kesetiaan. Kelebihan beban atau kekurangan beban atau pesan saluran atau pemancar akan memiliki dampak serius pada cara menanggapi seluruh organisasi -Sebuah point yang akan dikembangkan lebih lanjut di bawah ini.

Distorsi yang disengaja dalam organisasi biasanya didasarkan pada kebutuhan dan ambisi anggota organisasi tertentu dalam kaitannya dengan orang lain dalam rantai komando. Sebagai contoh, pesan dikirim ke seorang manajer dapat menggabungkan informasi dasar dengan apa yang pikir bawahan ingin dengar. Ide prasangka ini akan berpengaruh pada pesan kesetiaan dan dapat dikalikan saat melewati penilaian berturut-turut dari beberapa anggota dalam rantai komunikasi. Masing-masing membuat dugaan dengan bagian dari pesan mana yang diinginkan oleh penerima berikutnya. Penafsiran dan kondensasi adalah cara yang mungkin untuk mendistorsi pesan. Kesetiaan pesan mungkin akan terpengaruh baik dalam kuantitas (proporsi dari informasi asli yang dikirimkan sepanjang berdasarkan waktu yang tersedia) dan kualitas (penafsiran dan penyesuaian informasi yang sesuai dengan ide-ide yang terbentuk dari sistem atau kebutuhan orang lain sebelumnya).

Dapatkah kerusakan nol dapat dicapai dalam pesan? Dapatkah sistem Distorsi-bukti dikembangkan dan dipelihara? kapan sistem bebas distorsi diperlukan, karakteristik berikut dapat ditemukan.

1. akurasi sangat penting bagi kesejahteraan yang dirasakan orang-orang yang terlibat dalam jaringan. Seorang ahli bedah tidak menebak mengenai tekanan darah dari jantung terbuka pasien selama operasi.

2. biasanya ada struktur organisasi yang tinggi dengan wewenang langsung terhadap hubungan dan kekuasaan.

3. transmisi cepat dari tingkat rendah ke tingkat tinggi merupakan poin keputusan

4. tata bahasa, prosedur yang dibutuhkan sangat sederhana.

Dalam prakteknya, hanya sejumlah kecil pesan transmisi dapat dianggap sebagai distorsi bebas. Jika semua orang yang melapor pada manajer berusaha untuk menceritakan segalanya, manajer tidak bisa menangani semuanya. Apa yang ditinggalkan, serta apa yang akan bercampur dengan sesuatu yang lain, merupakan bagian dari distorsi pesan.

Muatan Pesan

Beberapa muatan karakteristik sesungguhnya dibicarakan karena sifat alami hubungan muatan, jaringan atau aliran. Lalu kita akan menyimpulkan beberapa sebab yang berlebihan dan menyarankannya, sebelum merundingkan bagaimana organisasi menjawab muatan yang berlebihan dan kemungkinan nilai atau harga dari besarnya pesan dalam suatu organisasi. Para perencana itu sekarang sedang memikirkan dan berusaha membuka kesempatan kerja baru untuk orang-orang, dengan memprediksi perdagangan, yaitu diperluasnya jalan-jalan, tanda-tanda pengawasan, ditempatkan petunjuk – petunjuk dan semua pembatasan kecepatan dimaksudkan untuk membuat muatan perdagangan berpindah secara rata, misalnya adalah tetap mengikuti garis petunjuk dimana pelanggan akan datang dan keluar serta mengikuti di tiap bagiannya. Peraturan –peraturan komunikasi dihubungkan untuk dilibatkan susunan dan diduga sebagai cara saling mempengaruhi para anggotanya. Aliran pesan adalah syarat memberikan perintah untuk mengurus kehidupan dari organisasi tersebut.

Terlalu banyak informasi ( berlebihan ) dan masyarakat mengalami hambatan lebih dengan pengendalian pesan yang mengarah kepada kerusakan dari aktifitas yang lainnya. Terlalu sedikit ( bahkan sangat kurang sekali dan masyarakat mengira-ngira tentang apa yang dibutuhkan, dikarenakan keraguan bukan dikurangi dari system pesan.

Faktor – faktor saluran terpenting adalah banyaknya informasi yang dapat dibawa, masing-masing saluran dari satu bagian ke bagian yang lainnya, dan banyak dari beberapa yang dapat ditanggapi juga. Waktu adalah faktor yang terpenting.

Ukuran – ukuran organisasi, situasi, dan jenis – jenis acara atau kegiatan adalah faktor untuk menjadi pertimbangan dalam diputuskannya atas “ kebenaran “ muatan untuk sebuah sistem komunikasi.

Underload

Dan apabila sebuah organisasi atau seseorang kurang mendapatkan informasi yang cukup atas pekerjaan yang harus mereka kerjakan, maka akan ada beberapa dampak yang di timbulkan. Dan semua itu tidak akan berfungsi. Kesalahan dapat di sebabkan dari kurangnya pengarahan yang cukup atau kesalahan pengarahan tersebut yang akan menghabiskan banyak waktu untuk memperbaiki waktu yang sudah salah tapi juga untuk mencar kesalahan (yang merupakan hal lain dalam menghabiskan waktu dan mengetahui kebenarannya) and untuk mengembangkan dan mencegah hal itu terjadi kembali. System melihat kesalahan sama seperti cara tubuh merespon inveksi., perusahaan secara efektiv, mengalami demam, memproduksi antibody, mengatur makanan dan minuman, dan mngembangkan tingkat kegiatan yang tidak normal.

Efek lain dari kurangnya informasi tersebut, yakni kebosanan yang disebabkan oleh kurangnya data atau tanggung jawab. Penelitian dari Howthoren menunjukkan bahwa keterlibatan seseorang dapat membuahkan hasil yang lebih. Sasaran management adalah di penuhi dengan trik membuat pekerjaan untuk menjadi menarik bagi pekerja pabrik (entah itu pekerja rendahan atau pekerja kelas atas di sebuah organisasi yang besar) yang tidak mempunyai ketertarikan dalam pekerjaannya akan membahayakan organisasinya. Menurut kepercayaan dulunya bahwa “setan mencari pekerjaan pada tangan-tangan yang tak berguna”, hal yang sama juga berlaku bagi penerima atau alur pesan yang sama. Hubungan antar orang bisa saja berkurang. Hubungan-hubungan yang tak di pakai akan cenderung untuk …. Jika tidak di gunakan oleh system informasi lainnya. Gosip akan menjadi isi utama dari chanel yang jarang di gunakan. Chanel dengan pesan yang tak lengkap menandakan kurangnya aktivitas yang hasilnya dapat emply cessation fungsi dari bagian system. “Keluar makan”. Kalimat yang keluar sebegitu simpelnya dapat menyakiti sebagian operation/ orang2 sekitar.

Ciri2 dari organisasi yang sekarat adalah pesan tak lengkap yang di ukur dari sebagian perintah pada yang lainnya. Ketaklengkapan tersebut bisa jadi di sebabkan oleh alasan:

1.staff kantor mungkin saja merasa lelah untuk menjawab pertanyaan2 bodoh dari pengunjung dan tak mau memberi informasi

2. sifat nya mungkin dapat menyebabkan kesulitan, seperti ketika bawahan merasa tidak nyamanuntuk menyampaikan secara langsung sebuah pesan kepada atasannya.

3. kontak antar orang2 mungkin saja di buat sulit oleh perubahan fisik atau pengaturan waktu yang tidak memberikan kesempatan untuk mengubah pesan

4. satu orang di organisasi itu mungkin terlalu ambisius dan energik dan mungkin saja memproses isi pesan normal dengan cepat dan efektif secara konstan

5. channel bisa saja cuma mengerti sedikit atau mendesign dengan tidak efektif bagian2 dari organisasi secara tepat, dan mereka cuma mementingkan pekerjaan mereka selesai.

Beban yang Berlebihan (Overload)

Terlalu banyak sama buruknya dengan terlalu sedikit. Beban yang berlebih dapat digambarkan sebagai banyaknya pesan dan beban yang melebihi dari kemampuan orang ataupun sub-sistem yang menangani suatu hal. Ini berhubungan dengan banyaknya fungsi dari data yang harus diolah dan begitu sulitnya data tersebut. Entah kualitas maupun kuantitas dapat menyebabkan beban berlebih. Kualitas mungkin dapat menjadi penyebab apabila pesan tersebut menjadi begitu kompleks dan orang maupun system tidak dapat memecahkan masalah, membuat keputusan, menyusun atau mengatur laporan, atau menangani isi pesan itu sendiri. Kuantitas juga dapat menjadi penyebab saat isi pesan yang tetap bertumpu pada satu tempat selama jangka waktu yang lama.

Beban yang berlebih sebaiknya diukur dalam efek dari suatu hubungan. Apakah penerima pesan menangani proses tersebut di waktu layak dan dengan alasan yang akurat? Penelitian terhadap hal ini telah dilakukan memakai paradigma sistematis dari Shannon dan Weaver. Satu masalah dengan bentuk tersebut adalah informasi yang sangat sulit untuk diukur. Selain itu, orang-orang itu sendiri merespon subjek tersebut pada berbagai macam kepribadian yang mana mengurangi sesuatu yang dapat diprediksi dari kepribadian manusia.

Salah satu penyebab beban berlebih adalah bertambah sulitnya kehidupan beroraganisasi. Sejak awal di perkembangan industri, pemerintah, dan lembaga, seorang manajer yang dapat membawahi semua aktivitas perlu untuk menjalankan organisasi. Menangani laporan serta produksi adalah tantangan yang tidak terlalu besar di awal kerja seorang manajer. Bisa saja tiga atau empat orang membawa masalah yang penting bagi manajer di hari pertama. Manajer memulai komunikasi tambahan dengan sepuluh atau dua belas orang lain yang menyediakan bahan baku , diangkut oleh mereka, atau berfungsi sebagai penyalur untuk produk selesai. Guru yang mempunyai tuntutan dalam satu ruangan sekolah mengajar dua belas kelas yang berbeda dan juga memperhatikan biaya listrik, buku panduan, pendaftaran, dan kelulusan. Sistem sekolah zaman modern seperti perguruan tinggi sekarang mempunyai beberapa orang yang mendukung masing-masing posisi mengajar. Bayangkan, pesan diperlukan untuk mengkoordinasikan aktivitas dari orang-orang yang mengerjakan pekerjaan mereka. Manajer hari ini yang mempunyai biaya tanaman industri, atau toko pengecer mungkin memiliki begitu banyak pesan yang masuk dalam keberadaan mereka dan bisa saja akan menjadi mustahil. Pelayanan hukum mengirimkan pendapat dari bentuk kontrak yang baru; akuntansi menganjurkan sistem komputer lain; penelitian dan pembangunan meminta fasilitas tambahan; persoalan menunjuk anggota yang baru dan banyaknya pertemuan untuk membicarakan segala hal dengan semua sub-manajer.

Keanggotaan di sub-sistem menjamin bahwa seorang manajer sedikitnya akan menanggung risiko yang terkadang sangat membebani. Tentu saja tidak ada cara yang begitu sempurna untuk mengontrol arus yang sub-sistem lainnya masuk dalam pesan disaat manajer memerlukan informasi, hanya dengan jumlah yang benar, dan selama waktu saat manajer tidak diserang oleh pertambahan volume dari bagian sistem lain. Jalan keluar dan hubungan menjadi faktor yang berarti dalam mengatur beban pada sebuah sistem.